En Dictamen N° E45754N20 del 23 de octubre de 2020, la Contraloría General de la República determinó que es factible que el Servicio de Registro Civil e Identificación entregue el código de activación o reactivación de Clave Única a extranjeros cuyas cédulas de identidad se encuentren vencidas, con el único propósito que aquellos puedan efectuar trámites ante el Departamento de Extranjería y Migración y las Gobernaciones Provinciales, tomando los resguardos necesarios a fin de corroborar la identidad del solicitante y las circunstancias invocadas.

Texto del dictamen

El Servicio de Registro Civil e Identificación -SRCEI- solicita se determine si tiene la facultad de “entregar el código de activación o de reactivación de la Clave Única a los/las extranjeros/as con cédulas de identidad vencidas al momento en que les corresponde efectuar trámites ante el Departamento de Extranjería y Migración, del Ministerio del Interior y de Seguridad Pública (DEM)” y las Gobernaciones Provinciales, “sea por demora en la captación electrónica de la cita, o porque la cédula fue extraviada o les fue robada”.

Precisa que actualmente las solicitudes de permanencia definitiva, de prórroga de la visa y de nacionalidad se tramitan por las referidas entidades exclusivamente a través de las respectivas páginas webs institucionales, usando dicha clave, la que se obtiene previo trámite presencial de enrolamiento y con acreditación de la identidad del interesado.

El SRCEI expone las medidas de resguardo que se adoptarían al efecto, como asimismo para que la Clave Única sea utilizada exclusivamente en trámites ante las entidades referidas. Agrega que el proceder por el que consulta no supone la vigencia de la cédula de identidad ni el incumplimiento de la normativa sobre extranjeros en Chile, sino que con ese accionar se procuraría terminar con una limitación discriminatoria, originada en un caso fortuito o fuerza mayor.

El Departamento de Extranjería y Migración emitió su informe, en síntesis, concordando con el planteamiento del SRCEI.

Como cuestión previa, cabe precisar que la exigencia de presentar la cédula de identidad vigente al momento de requerir el código de activación o reactivación de la Clave Única, deriva de la necesidad de comprobar la identidad del solicitante y su habilitación para realizar actos en el país, en concordancia con la normativa del SRCEI y aquella que rige a los extranjeros en Chile y con el procedimiento aprobado en la resolución exenta N° 3.595, de 2010, de ese servicio.

Sobre la materia, cumple con manifestar que en el contexto de la modernización del Estado y el consiguiente uso de las tecnologías de la información por parte de los órganos que integran la Administración del Estado -de lo que dan cuenta, entre otras, las leyes N°s. 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos, y 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación-, se creó la denominada Clave Única, la que tendrá especial relevancia con la futura vigencia de la ley N° 21.180, sobre Transformación Digital del Estado.

La Clave Única es un sistema de identificación digital, consistente en una contraseña única que se proporciona al interesado y que le permite realizar trámites en línea en servicios u órganos del Estado, que requieren ser efectuados solo por el titular. Su entrega corresponde al SRCEI, en atención a lo dispuesto en los artículos 3° y 4°, N° 4, de la ley N° 19.477, que contemplan sus funciones de establecer y registrar la identidad civil de las personas y otorgar los documentos oficiales que acreditan la identidad.

Como lo señala el SRCEI en su consulta -lo que este Organismo Contralor también precisó en el dictamen N° 17.529, de 2016-, el otorgamiento de la Clave Única considera, como paso previo, un trámite de enrolamiento que supone la concurrencia personal del solicitante de la clave a las oficinas de ese servicio público, puesto que resulta esencial la verificación de la identidad de la persona que la requiere, lo que le permitirá obtener la respectiva clave, la cual, a su vez, le posibilitará realizar en línea diversos trámites personales ante los organismos estatales.

Por su parte, el artículo 53 del decreto ley N° 1.094, de 1975, dispone, en lo pertinente, que los extranjeros obligados a registrarse deben solicitar cédula de identidad en el término al que alude, la que tiene un plazo de validez igual al de su respectiva visación. En cambio, aquella que se otorgue al titular de permanencia definitiva tiene una validez de 5 años. Agrega que ese instrumento se expide conforme a los nombres y apellidos que registre el pasaporte u otro documento válido vigente que se hubiere utilizado para el ingreso al país.

El artículo 108 del decreto N° 597, de 1984, del entonces Ministerio del Interior, Reglamento de Extranjería, reitera el precitado precepto, precisando que los extranjeros requirentes, deberán acreditar su condición de residencia con los documentos o certificaciones oficiales correspondientes.

A su turno, de acuerdo al referido decreto ley y al indicado texto reglamentario, en las condiciones que establecen, corresponde al DEM o a las gobernaciones provinciales, en su caso, resolver las solicitudes de permanencia definitiva o de prórroga de la visa a los extranjeros en Chile.

De este modo, el SRCEI otorga la cédula de identidad a los extranjeros solicitantes, previa presentación de la certificación emanada del DEM o de la Gobernación Provincial, según se trate, que acredite la calidad de su residencia en el país, antecedente que es incorporado en el respectivo registro del primer servicio público, quedando subordinada la vigencia del documento de identificación al plazo de validez de su visa o por cinco años tratándose de permanencia definitiva.

Además, los extranjeros actualmente deben tramitar la residencia legal a través de las páginas web del DEM y las Gobernaciones Provinciales, para lo cual es imprescindible contar con la Clave Única proporcionada por el SRCEI, de manera que la no entrega del código que permite su activación o reactivación impide regularizar su situación migratoria en nuestro país.

Siendo así, en caso de extranjeros cuyas cédulas de identidad se encuentren vencidas, el SRCEI, por regla general, está impedido de renovarlas en tanto el interesado no presente la certificación oficial extendida por el DEM o la Gobernación Provincial, en que conste su residencia legal, lo que, a su vez, le imposibilita obtener el código de activación o de reactivación de la Clave Única necesario para tramitar esa residencia ante estas últimas entidades públicas.

Sin embargo, no resulta admisible que en situaciones como las expuestas en la presentación de la especie, se impida que determinadas personas, por causas ajenas a su voluntad -demora de la Administración y, en su caso, robo o extravío de documentos- se vean imposibilitadas de regularizar su situación legal en el país. En este sentido, además, se debe tener en consideración que las circunstancias excepcionales existentes por la contingencia sanitaria que afecta el territorio nacional, derivada de la propagación del Covid-19, ameritan una mayor flexibilidad por parte de los organismos públicos en materias como las referidas.

Luego, procede considerar que el SRCEI puede constatar la identidad del requirente de la Clave Única mediante la cédula de identidad vencida o, de haberla extraviado, a través de su pasaporte u otro documento idóneo, al tenor de lo establecido en los artículos 6° y 8° del citado decreto N° 597, de 1984, en orden a que la entrada a nuestro país de los extranjeros debe efectuarse con documentos idóneos y tienen ese carácter los pasaportes auténticos y vigentes, u otros documentos análogos que califique el Ministerio de Relaciones Exteriores, como asimismo, la documentación que determinen los Acuerdos o Convenios suscritos sobre la materia por el Gobierno de la República.

En este contexto, resulta factible que el SRCEI proceda a la entrega del código de activación o reactivación de la Clave Única a extranjeros cuyas cédulas de identidad se encuentren vencidas, por las razones que indica, con el único propósito que aquellos puedan efectuar trámites ante el DEM y las Gobernaciones Provinciales, tomando los resguardos necesarios a fin de corroborar la identidad del solicitante y las circunstancias invocadas.

En cuanto al retraso de los organismos públicos competentes en agendar las citas para tramitar las solicitudes de los extranjeros que requieren regularizar su residencia en nuestro país, lo que incidiría en el vencimiento de sus cédulas de identidad y a su turno impediría obtener la clave única, debe hacer presente que la actividad administrativa, conforme con los artículos 3°, 5°, 8° de la ley N° 18.575, se encuentra sometida a los principios de servicialidad, eficiencia, eficacia, coordinación y celeridad, de manera que su debida observancia garantiza a las personas el ejercicio de sus derechos y, entre ellos, el Derecho a la Buena Administración.

Finalmente, y sin perjuicio de lo expuesto, cabe hacer presente que por el decreto N° 34 de 2020, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, se aprobó la extensión de la vigencia de las cédulas de identidad para extranjeros, por los períodos que se indican, según el caso, siempre que los interesados hayan ingresado a trámite una solicitud de cambio o prórroga de visación de residente o permiso de permanencia definitiva ante el Departamento de Extranjería y Migración del Ministerio del Interior y Seguridad Pública o una Gobernación Provincial.

Saluda atentamente a Ud.

JORGE BERMÚDEZ SOTO

Contralor General de la República

Contraloría General de la República – Dictamen N° E45754N20 del 23 de octubre de 2020

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